Panduan Lengkap Administrator Moodle

Sebagai administrator, Anda memegang kunci untuk memastikan platform e-learning berjalan lancar, aman, dan efektif untuk semua pengguna, baik itu pengajar maupun siswa. Panduan ini akan membahas tugas-tugas inti seorang administrator Moodle.

Bagian 1: Memahami Dasbor dan Navigasi Administrator

Saat pertama kali login sebagai admin, Anda akan disambut oleh dasbor. Area paling penting bagi Anda adalah blok “Site administration” (Administrasi Situs). Ini adalah pusat kendali Anda.

Menu Administrasi Situs umumnya terbagi menjadi beberapa tab utama:

• General: Konfigurasi umum sistem.
• Users: Semua hal terkait manajemen pengguna.
• Courses: Manajemen kategori dan kursus.
• Grades: Pengaturan skala dan laporan nilai.
• Plugins: Mengelola ekstensi, tema, dan modul tambahan.
• Appearance: Menyesuaikan tampilan dan nuansa situs.
• Server: Pengaturan teknis terkait server, email, dan maintenance.
• Reports: Melihat laporan aktivitas dan log sistem.
• Development: Alat untuk pengembang (gunakan dengan hati-hati).

<center>Tampilan khas dasbor administrator dengan menu “Site administration”.</center>

Bagian 2: Manajemen Pengguna (Users)

Manajemen pengguna adalah tugas harian seorang administrator.

2.1. Menambah Pengguna Baru

Ada dua cara umum untuk menambah pengguna:

1. Manual (Satu per Satu):
   • Buka Site administration -> Users -> Accounts -> Add a new user.
   • Isi kolom yang wajib: Username, Password, First name, Surname, dan Email address.
   • Tips: Username sebaiknya dibuat standar (misal: NIS/NIM atau nama depan.nama belakang). Atur New password menjadi “Force password change” agar pengguna harus mengganti password saat login pertama kali.
2. Bulk Upload (Unggah Massal dengan File CSV):
   • Ini cara paling efisien untuk mendaftarkan banyak pengguna sekaligus.
   • Buat file spreadsheet (misal: di Excel atau Google Sheets) dengan kolom wajib: username, password, firstname, lastname, email.
   • Simpan file sebagai format .csv.
   • Buka Site administration -> Users -> Accounts -> Upload users.
   • Unggah file CSV Anda dan sesuaikan pengaturannya. Moodle akan mempratinjau data sebelum membuat akun.

2.2. Mengelola Peran (Roles) dan Izin (Permissions)

Moodle memiliki sistem peran yang fleksibel. Peran standar meliputi:

• Site administrator: Akses penuh ke seluruh situs.
• Manager: Dapat mengakses kursus dan mengelola pengguna, tetapi tidak bisa mengubah pengaturan situs.
• Course creator: Dapat membuat kursus baru.
• Teacher (Editing): Dapat menambah/mengubah materi dan menilai siswa di dalam kursus.
• Non-editing teacher: Dapat mengajar dan menilai, tetapi tidak bisa mengubah materi.
• Student: Hanya dapat mengakses materi dan mengikuti aktivitas.

Anda dapat menetapkan peran secara global atau spesifik per kursus.

2.3. Cohorts (Kelompok)

Cohort adalah grup pengguna tingkat situs. Ini sangat berguna untuk mendaftarkan seluruh kelas atau angkatan ke beberapa kursus sekaligus.

• Buat Cohort di Site administration -> Users -> Accounts -> Cohorts.
• Tambahkan pengguna ke dalam Cohort tersebut.
• Di dalam sebuah kursus, Anda bisa menambahkan metode pendaftaran “Cohort sync” untuk secara otomatis mendaftarkan semua anggota Cohort ke kursus tersebut.

Bagian 3: Manajemen Kursus (Courses) dan Kategori

Struktur yang rapi adalah kunci situs Moodle yang mudah dinavigasi.

3.1. Membuat Kategori Kursus

Sebelum membuat kursus, buatlah kategori terlebih dahulu untuk mengelompokkannya.

• Buka Site administration -> Courses -> Manage courses and categories.
• Klik “Create new category”.
• Contoh struktur kategori: Fakultas > Jurusan > Semester.

3.2. Membuat Kursus Baru

• Di halaman “Manage courses and categories”, pilih kategori yang diinginkan, lalu klik “Create new course”.
• Isi detail penting:
  • Course full name: Nama lengkap mata pelajaran (misal: “Kalkulus Dasar 1”).
  • Course short name: Nama pendek/kode unik (misal: “KALKULUS-01”). Ini akan muncul di navigasi.
  • Course category: Pastikan sudah benar.
  • Course visibility: Show agar bisa diakses, Hide saat masih dalam persiapan.
  • Course start/end date: Menentukan kapan kursus aktif.

3.3. Metode Pendaftaran (Enrolment Methods)

Setelah kursus dibuat, Anda perlu menentukan cara siswa masuk ke kursus tersebut.

• Masuk ke kursus yang diinginkan, lalu klik menu Participants -> Enrolment methods.
• Metode yang umum:
  • Manual enrolment: Admin/Guru mendaftarkan siswa secara manual.
  • Self enrolment: Siswa dapat mendaftarkan diri sendiri (bisa diproteksi dengan enrolment key atau kata sandi).
  • Cohort sync: Mendaftarkan semua anggota dari Cohort yang sudah dibuat.

Bagian 4: Konfigurasi dan Kustomisasi Situs

Sebagai admin, Anda bisa mengubah tampilan dan perilaku Moodle agar sesuai dengan identitas institusi Anda.

4.1. Mengubah Tema dan Tampilan

• Buka Site administration -> Appearance -> Themes -> Theme selector.
• Moodle hadir dengan tema bawaan (Boost, Classic). Anda bisa menginstal tema lain dari direktori plugin Moodle.
• Untuk mengganti logo, buka Site administration -> Appearance -> Logos. Unggah logo utama dan logo ringkas (untuk tampilan mobile).

4.2. Mengatur Halaman Depan (Front Page)

• Buka Site administration -> Appearance -> Front page settings.
• Di sini Anda bisa mengatur apa yang dilihat pengguna sebelum dan sesudah login. Apakah menampilkan daftar kursus, kategori, atau kotak pencarian.

4.3. Pengaturan Bahasa

• Jika Anda membutuhkan Bahasa Indonesia, buka Site administration -> Language -> Language packs.
• Temukan “Indonesian (id)” dalam daftar dan klik “Install selected language pack”.
• Anda bisa mengatur bahasa default situs di tab Language settings.

Bagian 5: Mengelola Plugin

Plugin adalah cara Moodle untuk memperluas fungsionalitasnya. Ada ribuan plugin gratis yang tersedia.

• Jenis Plugin: Modul aktivitas (misal: H5P, Kuis interaktif), Blok (misal: Kalender, Progress bar), Tema, Metode Pendaftaran, dll.
• Cara Instal Plugin:
  1. Unduh file ZIP plugin dari moodle.org/plugins. Pastikan versinya kompatibel dengan versi Moodle Anda.
  2. Buka Site administration -> Plugins -> Install plugins.
  3. Seret (drag and drop) file ZIP ke kotak yang tersedia atau unggah secara manual.
  4. Ikuti instruksi di layar untuk menyelesaikan instalasi. Moodle akan memeriksa dependensi dan meminta Anda untuk meng-upgrade database.
• Peringatan: Selalu instal plugin dari sumber tepercaya. Plugin yang buruk dapat menyebabkan masalah keamanan dan performa.

Bagian 6: Backup dan Pemeliharaan

Menjaga data tetap aman adalah prioritas utama.

6.1. Backup Otomatis

• Konfigurasikan backup otomatis untuk seluruh situs.
• Buka Site administration -> Courses -> Backups -> Automated backup setup.
• Aktifkan dan atur jadwalnya (misal: setiap hari pada jam 2 pagi).
• Tentukan direktori penyimpanan backup dan data apa saja yang ingin disertakan (pengguna, file, histori, dll).

6.2. Mode Pemeliharaan (Maintenance Mode)

• Jika Anda perlu melakukan pembaruan besar atau perbaikan, aktifkan mode pemeliharaan.
• Buka Site administration -> Server -> Maintenance mode.
• Saat mode ini aktif, hanya admin yang bisa mengakses situs. Pengguna lain akan melihat pesan bahwa situs sedang dalam perbaikan.

Praktik Terbaik untuk Administrator

• Gunakan Situs Uji Coba: Sebelum menerapkan perubahan besar (tema baru, plugin, upgrade versi) di situs utama (produksi), selalu uji coba terlebih dahulu di instalasi Moodle terpisah (situs development/staging).
• Backup Secara Teratur: Pastikan backup otomatis berjalan dan simpan salinan backup di lokasi yang aman dan terpisah.
• Tetap Update: Selalu perbarui Moodle dan plugin ke versi stabil terbaru untuk mendapatkan fitur baru dan patch keamanan.
• Dokumentasikan Konfigurasi: Catat setiap perubahan penting yang Anda buat pada konfigurasi situs.
• Bergabung dengan Komunitas: Komunitas Moodle global (di moodle.org) dan lokal sangat aktif. Ini adalah sumber yang bagus untuk bertanya dan belajar.